§1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu Farmida (dostępnego pod adresem www.farmida.pl) jest:
YUMI PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA
Piotrowice 34, 08-540 Stężyca
KRS: 0001030569 · NIP: 5060124346 · REGON: 525016799
kapitał akcyjny: 30 000 zł
e-mail: kontakt@farmida.pl
W dalszej części dokumentu określani jako „Administrator", „my" lub „Spółka".
Administrator nie powołał formalnego Inspektora Ochrony Danych — we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio pod adresem kontakt@farmida.pl.
§2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu
- Dane konta użytkownika — imię, nazwisko, login, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w formie zahaszowanej, nigdy jawnym tekstem). Cel: założenie i obsługa konta, umożliwienie logowania. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Dane zaproszenia do zespołu — imię, nazwisko, login i e-mail osoby zapraszanej do współpracy przy danej fermie, zanim jeszcze założy ona konto. Podstawa: wykonanie umowy / prawnie uzasadniony interes administratora danej fermy (art. 6 ust. 1 lit. b i f).
- Dane z formularza kontaktowego i wniosku o konto — imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i to, kim jest osoba składająca wniosek (hodowca, lekarz weterynarii, ubojnia, integrator, wylęgarnia). Zależnie od tego: u hodowcy numer producenta ARiMR, miejscowość fermy, liczba kurników i NIP, jeśli go podano; u lekarza powiaty pracy i liczba obsługiwanych ferm; u firmy nazwa, NIP i adres zakładu. Zapisujemy też, skąd osoba o nas wie, oraz naszą notatkę z rozmowy telefonicznej. Numeru PESEL nie zbieramy. Cel: sprawdzenie wniosku, rozmowa i założenie konta. Podstawa: działania podejmowane przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b).
- Potwierdzenie akceptacji dokumentów — login, data i godzina, adres IP oraz wersja zaakceptowanych dokumentów. Cel: wykazanie zawarcia umowy i obrona przed roszczeniami. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Dziennik aktywności (log bezpieczeństwa) — adres IP, znacznik czasu oraz rodzaj wykonanej czynności (logowanie, wylogowanie, tworzenie/edycja/usunięcie danych, eksporty i pobrania plików). Cel: bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, rozliczalność wymagana przez RODO. Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f).
- Dane wprowadzane przez Użytkownika w treści dokumentacji fermy — w ramach korzystania z usługi Użytkownik (właściciel fermy) może wprowadzać dane osobowe osób trzecich, np. imię, nazwisko, nazwę firmy i odręczny podpis osoby odwiedzającej fermę (Dziennik wizyt), dane kierowcy pojazdu wjeżdżającego na teren fermy (Rejestr pojazdów), dane lekarza weterynarii, pracowników firm serwisowych lub inne dane osobowe wpisane w treści notatek, dokumentacji czy wyników badań. Dane wprowadzone do systemu, w tym dane dotyczące fermy, pozostają własnością Użytkownika — w zakresie danych osobowych osób trzecich administratorem jest Użytkownik (właściciel fermy), a Spółka pełni funkcję podmiotu przetwarzającego w rozumieniu art. 28 RODO, na zasadach opisanych w Umowie powierzenia przetwarzania danych — dane te przetwarzane są wyłącznie w celu świadczenia usługi hostingu i udostępniania aplikacji, zgodnie z poleceniami Użytkownika.
- Hasło do konta Gmail — wyłącznie jeśli Użytkownik samodzielnie i dobrowolnie skonfiguruje automatyczny import wyników badań laboratoryjnych ze swojej skrzynki pocztowej. Przechowywane w formie zaszyfrowanej, z kluczem szyfrującym przechowywanym odrębnie od bazy danych. Podstawa: zgoda oraz wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. a i b).
- Dane do zgłoszeń w IRZplus — jeżeli Użytkownik korzysta z tej funkcji, podaje login i hasło do swojego konta w portalu IRZplus. Służą wyłącznie do wykonania danej czynności i nie są przez nas zapisywane. Cel: pobranie i złożenie zgłoszeń na polecenie Użytkownika.
- Automatyczne odczytywanie treści załączonych dokumentów (OCR) — przy dodawaniu sprawozdań laboratoryjnych w formie zeskanowanego obrazu system automatycznie odczytuje z niego tekst, aby ułatwić wypełnienie formularza. Przetwarzanie to odbywa się w całości lokalnie, na naszej własnej infrastrukturze (Railway) — treść dokumentów nie jest przesyłana do żadnych zewnętrznych usług sztucznej inteligencji.
- Adres e-mail podany przy pobieraniu pełnych danych o ogniskach chorób — mapy ognisk grypy ptaków i rzekomego pomoru drobiu są w pełni jawne i dostępne bez zakładania konta; pobranie całego zbioru w formacie CSV wymaga podania adresu e-mail i zaznaczenia zgody na kontakt. Cel: udostępnienie pliku oraz kontakt w sprawie Farmidy. Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać, pisząc na adres podany w §9.
- Powiadomienia o ognisku w pobliżu fermy — jeżeli w strefie wokół fermy Użytkownika pojawi się ognisko choroby, wysyłamy wiadomość e-mail na adres przypisany do konta. Przetwarzamy w tym celu adres e-mail oraz lokalizację fermy podaną przez Użytkownika. Cel: ostrzeżenie o zdarzeniu wpływającym na możliwość przemieszczania zwierząt. Podstawa: wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. b i f). Powiadomienia można wyłączyć w ustawieniach konta — globalnie albo dla wybranej fermy.
- Powiadomienia na telefon — jeżeli Użytkownik włączy je na swoim urządzeniu, przetwarzamy techniczny adres tego urządzenia i klucze szyfrowania. Cel: informacja o nowych pilnych sprawach dotyczących ferm Użytkownika. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane usuwamy po wyłączeniu powiadomień, wylogowaniu z urządzenia albo usunięciu konta.
§3. Komu przekazujemy dane
W celu świadczenia usługi korzystamy z zaufanych dostawców zewnętrznych, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych:
- Railway — hosting aplikacji, baza danych oraz przechowywanie plików (dokumenty, zdjęcia, sprawozdania w formacie PDF);
- Resend — wysyłka wiadomości e-mail generowanych przez system (np. zaproszenia do zespołu);
- Google LLC — wyłącznie w przypadku aktywnego skonfigurowania przez Użytkownika automatycznego importu wyników badań z konta Gmail.
Urzędy, na polecenie Użytkownika. Gdy Użytkownik korzysta z takiej funkcji, przekazujemy dane potrzebne do zgłoszenia: do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (system IRZplus) oraz, w formie wiadomości e-mail, do właściwego powiatowego lekarza weterynarii. Podmioty te działają na podstawie przepisów prawa jako odrębni administratorzy, a nie w naszym imieniu. Nic nie jest wysyłane bez działania Użytkownika.
Powiadomienia na telefon. Jeżeli Użytkownik je włączy, wiadomość dociera przez usługę powiadomień producenta telefonu lub przeglądarki (Apple, Google, Mozilla lub Microsoft), a nie bezpośrednio od nas. Treść jest zaszyfrowana, ale dostawca widzi adres urządzenia oraz czas i rozmiar wiadomości. Powiadomienia można wyłączyć na ekranie Powiadomienia albo w ustawieniach telefonu; wylogowanie usuwa zgodę tego urządzenia.
Mapy w serwisie pobierają kafelki bezpośrednio od dostawców map (OpenStreetMap, Esri), którzy poznają przy tym adres IP Użytkownika.
Gdzie fizycznie przechowywane są dane. Aplikacja, baza danych oraz pliki Użytkowników przechowywane i przetwarzane są w centrum danych w Amsterdamie (Holandia) — czyli na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Railway i Resend są spółkami z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Niezależnie od fizycznej lokalizacji danych dostęp podmiotu amerykańskiego pozostaje teoretycznie możliwy, a w przypadku wysyłki wiadomości e-mail (Resend) przetwarzanie może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Z tego powodu podstawą współpracy z obydwoma dostawcami są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, stanowiące część zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych. Poza wskazanymi przypadkami nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Nie korzystamy z żadnych narzędzi śledzących, reklamowych ani analitycznych stron trzecich — ani w samej aplikacji, ani na stronie internetowej. Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
(Rejestracja domeny farmida.pl i obsługa DNS prowadzona jest przez OVH — nie pomijamy tego z ostrożności, tylko dlatego, że ten dostawca nie ma technicznego dostępu do żadnych danych osobowych przetwarzanych przez aplikację ani stronę internetową, więc nie jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO.)
§4. Jak długo przechowujemy dane
Dane konta i dane fermy przechowujemy przez czas trwania umowy o korzystanie z usługi. Po zamknięciu (usunięciu) konta dane przechowywane są jeszcze przez 30 dni — w tym czasie możliwe jest przywrócenie konta na wniosek Użytkownika — po czym są usuwane z systemów produkcyjnych, chyba że dłuższy okres przechowywania wynika z obowiązujących przepisów prawa (np. przepisów podatkowych dotyczących dokumentów rozliczeniowych). Log bezpieczeństwa przechowywany jest przez czas trwania konta i podlega tej samej zasadzie po jego zamknięciu.
Szczegółowe okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych:
- Dane konta i dane fermy — przez czas trwania umowy, następnie 30 dni na ewentualne przywrócenie konta.
- Dokumenty rozliczeniowe (faktury) — 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności, zgodnie z przepisami podatkowymi.
- Potwierdzenie akceptacji dokumentów — przez czas trwania umowy i do upływu terminu przedawnienia roszczeń, także po usunięciu konta.
- Dziennik aktywności (log bezpieczeństwa) — przez czas trwania konta, następnie usuwany razem z nim.
- Dane z formularza kontaktowego i wniosku o konto — wniosek bez potwierdzonego adresu e-mail usuwamy po 7 dniach, wniosek z potwierdzonym adresem, w którym nie zapadła decyzja — po 90 dniach, a wniosek odrzucony albo zamknięty po rozmowie — po 30 dniach od decyzji. Po założeniu konta wniosek usuwamy, a dane z niego i notatkę z rozmowy przechowujemy w naszej ewidencji kontaktów przez czas współpracy, a po jej zakończeniu do czasu, gdy osoba, której dotyczą, zażąda ich usunięcia.
- Adres e-mail z zapisu na dane o ogniskach — do czasu wycofania zgody.
Prowadzimy automatyczne kopie zapasowe, służące wyłącznie odtworzeniu danych po awarii. Oznacza to, że przez ograniczony czas po usunięciu danych z systemów produkcyjnych mogą one nadal znajdować się w kopiach zapasowych, zanim zostaną nadpisane w zwykłym cyklu ich tworzenia. Kopie nie są wykorzystywane do żadnych innych celów.
Adres e-mail podany przy pobieraniu danych o ogniskach chorób przechowujemy do czasu wycofania zgody.
§5. Prawa Użytkownika
Zgodnie z RODO każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii,
- sprostowania (poprawienia) danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie — jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt: kontakt@farmida.pl.
§6. Bezpieczeństwo danych
- hasła użytkowników przechowywane wyłącznie w formie zahaszowanej (nigdy jawnym tekstem),
- połączenie z serwisem szyfrowane protokołem HTTPS,
- hasła do skrzynek Gmail (jeśli skonfigurowane) szyfrowane odrębnym kluczem,
- hasło do IRZplus nie jest zapisywane,
- dostęp do danych fermy ograniczony rolami (właściciel, kierownik, pracownik, weterynarz, ubojnia, podgląd) — każda rola ma inny, ograniczony zakres dostępnych funkcji i danych,
- bieżące aktualizacje zabezpieczeń infrastruktury.
Pełny opis stosowanych środków technicznych i organizacyjnych znajduje się w Polityce bezpieczeństwa.
§7. Pliki cookies i przechowywanie lokalne
Serwis wykorzystuje wyłącznie cookies niezbędne do jego działania (utrzymanie sesji logowania, zabezpieczenie CSRF) — nie wymagają one odrębnej zgody, ponieważ są niezbędne do świadczenia usługi na żądanie użytkownika. Serwis wykorzystuje też lokalne przechowywanie w przeglądarce (localStorage) wyłącznie do zapamiętania wybranego motywu kolorystycznego interfejsu — dane te nie opuszczają urządzenia użytkownika.
§8. Zmiany Polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy zarejestrowanych Użytkowników drogą e-mailową lub poprzez komunikat w aplikacji.
§9. Kontakt
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: kontakt@farmida.pl.